监管持续加严,私募管理人应如何做好内部控制

发布时间:2021年08月17日 / 来源:财虎邦 / 浏览239次
近年来,监管部门对私募管理人的内部控制要求越来越严格。那么,私募管理人应该如何做好内部控制管理,从而远离监管处罚呢?本文为大家梳理。

一、定义及法律依据

私募基金管理人内部控制是指私募基金管理人为防范和化解风险,保证各项业务的合法合规运作,实现经营目标,在充分考虑内外部环境的基础上,对经营过程中的风险进行识别、评价和管理的制度安排、组织体系和控制措施。

2016年2月1日,中基协发布了《私募投资基金管理人内部控制指引》(以下简称《内控指引》),要求私募管理人从内部控制的目标和原则、内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通及内部监督等方面的制度建设进行自律管理,构成了私募管理人内部控制的自律监管框架。

二、内部控制

1、目标和原则
私募基金管理人内部控制目标是:

保证遵守私募金相关法律法规和自律规则;

防范经营风险,确保经营业务的稳健运行;

保障私募基金财产的安全、完整;

确保私募基金、私募基金管理人财务和其他信息真实、准确、完整、及时。

私募基金管理人内部控制应当遵循以下原则

(1)全面性原则。内部控制应当覆盖包括各项业务、各个部门和各级人员,并涵盖资金募集、投资研究、投资运作、运营保障和信息披露等主要环节。

全面性原则实际是要求内部控制覆盖所有的业务环节,防止在内控方面留死角。私募基金管理人往往比较关注投资前台业务,忽视后台运营环节,而后台运营风险直接涉及投资者利益和公司风险,也不能忽视。

(2)相互制约原则。组织结构应当权责分明、相互制约。实践中,私募基金管理人往往由于规模小、人员少,对于相互制约原则必要的理解可能会存在疑虑。

基金管理业务的性质决定了私募基金管理人不论大小,其内部组织架构和人员配置方面都需要有相互制约。比如,合规风控部门必须单独设置;合规风控负责人必须相对独立,以对其他业务形成必要而有效的监督和制约。

(3)执行有效原则。私募基金管理人应当通过科学的内控手段和方法,建立合理的内控程序,维护内控制度的有效执行。在实践中,私募基金管理人一般都会按照法规要求建立各项制度、流程,但由于管理规模不同、人员构成不同、企业文化不同、高管职责不同,对某一私募基金管理人适用的制度,不一定对其他私募基金管理人适用。


执行有效原则就是针对内控制度的有效性而言的,一是要对企业实际情况,结合法律法规和业务性质,制定相关制度、流程,切忌完全照抄其他企业的制度;二是制度、流程制定以后,一定要有执行监督机制,从管理层开始就要认真对待制度,带头执行制度,对于不执行制度的需要有惩罚机制。

(4)独立性原则。各部门和岗位职责应当保持相对独立,基金财产、管理人固有财产、其他财产的运作应当分离。

独立性原则含两个方面:一方面是管理人各部门和岗位的职责保持相对独立,比如合规风控部门和投资部门的相对独立(此处相对独立,是指因为企业规模不同、情况不同,各部门和岗位的职责之间不一定能够实现完全独立,但是需要做到相对独立,以控制风险);另一方面是财产独立,即基金财产和基金管理人的财产及其他财产需要分离。


(5)成本效益原则。管理人应以合理的成本达到最佳的内部控制效果,内部控制与私募基金管理人的管理规模和员工人数等方面应配,契合自身实际情况。本原则是允许管理人根据自身实际情况弹性设置部门、安排人员和制定制度。


(6)适时性原则。私募基金管理人应当定期评内部控制的有效性,并随着有关法律法规的调整和经营战略、方针、理念等内外部环境的变化同步适时修改或完善。


本原则是为达到制度的有效性,定期和不定期进行估,及时根据私募基金管理人实际情况和法律法规的变化等情况进行制度修订:一方面,由于私募基金管理人的实际情况发生变化,原有制度不再适用,需要修订;另一方面,于监管法律法规和自律规则发生变化,需要根据法律法规和自律规则的要求修订内部制度。

2、内部环境

私募基金管理人应当建立良好的内部环境,包括以下要求:

(1)私募基金管理人应当牢固树立合法合规经营的理念和风险控制优先的意识,培养从业人员的合规与风险意识,营造合规经营的制度文化环境,保证私募基金管理人及其从业人员诚实信用、勤勉尽责、恪尽职守。

私基基金接受监管历史较短,与其他金融机构相比,整体来说合规风控意识较弱,迫切要加强。合规文化和风控文化的培养,一是需要建立相关制度,二是需要私募基金管理人高管层的重视,需要高管层从自身做起,树立榜样。

(2)私募基金管理人应当遵循专业化运营原则,主营业务清晰,不得兼营与私募基金管理无关或存在利益冲突的其他业务。根据协会的相关要求,专业化运营要求私募证券投资基金和私募股权基金由不同的主体进行管理。私募基金管理人应当专注从事私募基金管理业务,不得从事P2P、保付代理、小额贷款等其他业务。

(3)私募基金管理人应当健全治理结构,防范不正当关联交易、利益输送和内部控制风险,保护投资者利益和自身合法权益。在私募基金领域,治理重点涉及股权结构、实际控制、管理机制,重点关注关联交易,既要防止实际控制人干预公司独立运作,进行不正当的关联交易,进行利益输送,也要防止内部控制公司,损害股东利益,为相关方进行利益输送。

(4)私募基金管理人应当建立健全职责明确、相互制约的组织结构。一是要建立必要的防火墙制度和业务隔离制度,对具有利益冲突的业务进行隔离。二是不同部门要有合理、明确的授权分工,操作上相互独立。

(5)私募基金管理人应当建立有效的人力资源管理制度,确保工作人员具备与岗位要求相适应的职业操守和专业胜任能力。

(6)私募基金管理人应当设置合规风控高管人员。

3、风险评估

私募基金管理人在经营过程中面对的内外部风险包括但不限于市场风险、信用风险、流动性风险、操作风险、合规风险等,私募基金管理人应当对私募基金的销售募集、投资运营、信息披露等各环节的风险进行充分识别、评估和应对。

例如,在销售募集方面,应当合法合规地进行非公开募集,充分进行风险揭示,严格禁止保本保收益等;在信息披露方面,应重点关注信息披露的充分性、准确性和时效性等。


4、其他内部控制及流程

《内控指引》第十四条至第二十四条分别从业务流程控制、授权控制、募集控制、财产分离、防范利益冲突、投资控制、托管控制、外包控制、信息系统控制和会计系统控制等具体方面对私募基金管理人进行了规范,要求私募基金管理人建立如下制度、流程:

(1)建立科学严谨的业务操作流程。业务操作流程应当实用性强、控制效果好,且应当对每一个业务环节都制定相应的业务操作流程,并且及时调整修订,适应新的法规要求和业务需要。

(2)建立健全授权标准和程序,确保授权制度在资金募集、投资研究、投资运作、运营保障和信息披露等主要环节始终贯彻执行。


(3)建立自行募集和委托募集私募基金的制度。自行募集时,私募基金管理人应设置有效机制,切实保障募集结算资金安全;委托募集时,私募基金管理人应当委托获得中国证监会基金销售业务资格且成为协会会员的机构募集私募基金,并制定募集机构遴选机制,确保私募基金向合格投资者募集以及不变相进行公募。

(4)建立健全投资业务控制,保证投资决策符合法律法规及基金合同的要求。

(5)建立健全私募基金托管人遴选制度,切实保障资金安全。

(6)制定开展业务外包相应的风险管理框架及制度,建立健全外包业务控制制度,确保业务外包安全合规。

(7)应建立相应的信息系统和会计系统,适应自行承担信息技术和会计核算等职能的需要。

(8)建立完善的财产分离制度,将私募基金管理人自有财产与基金财产分离,不得混用。

(9)建立健全管理不同类别私募基金利益输送、利益冲突的防范及解决机制,公平对待管理的不同基金。

5、信息沟通

《内控指引》要求私募基金管理人建立健全信息披露控制制度,维护信息沟通渠道的畅通,保证向投资者、监管机构及协会披露信息的真实性、准确性、完整性和及时性,不存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。私募基金管理人还应当严格执行基金合同等法律文件中约定的信息披露义务。

6、内部监督
私募基金管理人应当对内控制度的建设和实施情况进行监督检查,以确保内控有效、风险可控、合规运作。具体实施办法包括日常业务中的过程控制和定期检查

过程控制包括两方面内容

(1)制定内部制度、流程需要合规风控部门参与,确保制度、流程的合规性;

(2)将合规风控部门的职责体现在日常业务流程中,对业务环节涉及合规风控的问题进行把关,合规风控部门不同意的不予放行。

定期检查是指私募基金管理人内部对内控情况进行自查,自查的内容包括两个方面:

(1)内控制度是否存在问题,是否符合最新的法律法规、自律规则和业务实践要求;

(2)是内控制度是否得到有效执行。

定期检查的流程,可以参照以下步骤:

(1)合规风控部门制定方案,包括自查内容和自查时间,明确自查对照表(可参考证监局私募基金现场检查时的相关自查情况表)。

(2)业务部门根据自查要求和自查对照表在规定时间内进行自查。

(3)合规风控部门对业务部门的自查进行核查。核查根据公司实际情况,可以通过抽查方式进行。

(4)合规风控部门根据核查情况与业务部门进行沟通,完成自查报告,列明需要改进的具体内容和时间。

(5)合规风控部门督促改进的执行情况。自查目的是发现问题,及时改进,所以后续改进十分重要。

内部自查的频率,根据自查内容,分为每半年和每年度两种情况,分别为每半年对投资者适当性管理进行一次自查,每年度对整体内控情况进行一次自查。在内部自查方面,部分法律法规、自律规则提出了明确具体的要求,具体如下:

a、根据《投资者适当性办法》《投资者适当性指引》的规定,经营机构应当每半年开展一次适当性自查,形成自查报告;募集机构应每半年开展一次投资者适当性管理自查。

自查可以采取现场、非现场及暗访相结合的式进行,并形成自查报告留存备查。自查内容包括但不限于投资者适当性管理制度建设及落实情况、人员考核及培训情况、投资者投诉处理情况、发现业务风险及时整改情况以及其他需要报告的事项。

b、根据《涉税尽调办法》的规定,金融机构应当建立非居民金融账户涉税信息尽职调查实施监控机制,按年度评估办法执行情况及时发现问题、进行整改,并于次年6月30日前向相关行业监督管理部门和国家税务总局书面报告。

c、根据《基金业协会自律检查规则》的规定,协会鼓励检查对象对照年度检查重点开展自查,并向协会报送自查结果。对于自查认真且自查结果良好的检查对象,协会可以免除对其的自律检查。

《内控指引》规定,私募基金管理人应对内部控制制度的执行情况进行定期和不定期的检查、监督和评价,排查内部控制制度是否存在缺陷及实施中是否存在问题,并及时予以改进,确保内部控制制度的有效执行;私募基金管理人应每年至少开展一次全面的外包业务风险评估。

d、根据《廉洁从业实施细则》的规定,基金经营机构应当指定专门部门对本机构及其工作人员的廉洁从业情况进行监督,定期或不定期开展廉洁从业内部检查,对发现的问题及时整改,对责任人严肃处理。
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